Блог

Опыт использования интеллект карт в судебной работе

Оригинальное наименование заметки блога: Опыт использования интеллект карт (ИК) (mindmaps) при реализации комплексных судебных проектов

Структура судебного проекта

Наш опыт работы с комплексными судебными проектами показывает, что для их успешной реализации необходимы следующие компоненты:

  1. Знание фактических обстоятельств дела.
  2. Четкое понимание цели заказчика (постановка стратегической цели проекта).
  3. Наличие качественной правовой позиции.
  4. Реализация последовательности судебных и внесудебных ходов, направленных на достижение цели (целей) проекта (постановка и реализация системы тактических целей).
  5. Координация судебного проекта, внесение корректив в процессе достижения цели (целей) проекта.

Рассмотрим данные составляющие.

Фактические обстоятельства дела

Фактические обстоятельства дела (ФОД) – это некий «срез» тех событий,  обстоятельств и т.п., которые важны, во первых, для анализа ситуации, в которой оказался заказчик и, во-вторых, для успешного достижения его цели (целей). Источником данной информации чаще всего является сам заказчик, а также письменные доказательства.

ФОД – это то «начальное состояние системы» (НС), с которого начинается любая работа по проекту. Ошибка в правильном определении НС нередко ведет к тому, что весь проект оканчивается крахом. Именно поэтому детальное выяснение НС – важнейший этап работы.

Можно выделить три основные сложности, с которыми обычно сталкиваются юристы в процессе прояснения и первичного анализа ФОД. Первая – это «забывчивость» (осознанная или неосознанная) со стороны заказчика; вторая – большое количество информации, которой необходимо единовременно оперировать в процессе реализации проекта и, наконец, третья сложность – это ошибки, допущенные юристами в процессе первичного опроса заказчика.

Цель заказчика

Очень важно понять и прояснить действительную цель заказчика. Часто его цель совершенно нереалистична; а, порой, весьма абстрактна - он просто не знает возможные варианты развития той ситуации, в которой оказался.

В процессе диалога с заказчиком - в первом случае - необходимо «приземлить» его ожидания, сделав их более реалистичными; во втором случае – когда цель изначально формулируется примерно следующим образом: «сделайте что-нибудь, чтобы все это привело к чему-то хорошему для меня и плохому для всех, кто против меня» - стоит наметить возможные исходы развития ситуации и обсудить, какой из них наиболее приемлем для заказчика.

Процесс реализации и развития судебного проекта зависит от большого количества факторов. Некоторые из них поддаются контролю и прогнозированию, некоторые – нет. Поэтому одной из наиболее эффективных стратегий постановки цели судебного проекта является «дифференцирование целей» - то есть рассмотрение нескольких вариантов возможного развития событий (от наиболее до наименее оптимистичных) и их согласование с заказчиком. Данная стратегия пришла из переговоров – успешные переговорщики при подготовке предусматривают как минимум три варианта развития событий: наилучший, минимально допустимый и наихудший.

Цель заказчика (или их совокупность) – это «желаемое состояние системы» (ЖС) – то есть то, к чему нужно привести клиента от НС в результате реализации судебного проекта.

Таким образом, реализацию любого судебного процесса можно представить как простую формулу: НС -> ЖС. При этом, как мы уже писали, желаемых состояний может быть несколько.

Правовая позиция

Важность правовой позиции сложно переоценить. С одной стороны – она позволяет заполнить пробелы при выяснении НС, внося ясность относительно того, какие доказательства необходимы для подтверждения тех или иных фактов. С другой стороны, правовая позиция предопределяет те тактические судебные и внесудебные ходы, которые необходимо предпринять для перехода из НС в ЖС.

Таким образом, правовая позиция показывает направление перехода из НС в ЖС, а сам переход осуществляется засчет конкретных действий и ходов. Правовых позиций может быть несколько – в зависимости от количества ЖС.

Последовательность тактических (судебных и внесудебных) ходов

На основании выясненных НС, ЖС и направления перехода, формируется перечень очень конкретных тактических ходов, позволяющих осуществить данный переход.

Координация судебного проекта

Исходя из того, что судебный проект находится в динамическом развитии, НС постоянно меняется. На это влияют исходы промежуточных (или альтернативных) судебных споров, новые обстоятельства и т.п. При изменении НС возможно изменение и ЖС. Важно понимать, что при этом корректировке подлежим и сам путь перехода. Все это требует постоянной координации и изменения изначально сформированной «путевой карты судебного проекта».

Отдельная сфера координации - это сфера делегирования и управления ресурсами. Понимание того - кто, что и в какой время должен предпринять в процессе реализации проекта - позволяет в очень короткие сроки перераспределить ресурсы при необходимости.

Для эффективной реализации проекта важно не упускать из виду все пять его составляющих.

Теоретически, если проект простой – все его компоненты могут быть изложены на листе бумаги – и этого вполне достаточно. А если он сложный? А если очень сложный? А если одновременно в производстве пять или десять очень сложных проектов? Возникает вопрос - какие инструменты можно использовать для достижения максимальной эффективности в таких случаях? Здесь на помощь приходят современные технологии.

В рамках данной статьи я хочу поделиться нашим опытом поиска и использования систем, позволяющих максимально эффективно управлять процессом реализации судебного проекта.

Мы испробовали разные варианты – начиная с простых листков А4 (в большом количестве), чек-листов, специализированных систем управления юридическими проектами, систем делегирования на основе GTD, инструментов project management и т.п. Однако полностью нас ничего не устраивало.

Примерно год назад, посещая один из тренингов, я обратил внимание, что большое количество людей конспектируют тезисы выступающего, используя странные «древовидные» структуры.

Так началось мое знакомство с Интеллект картами (ИК) (ментальные карты, mind maps).


Интеллект карты

Основателем и главным идеологом идеи интеллект карт является Тони Бьюзен. Из 82 книг написанных Бьюзеном и посвященных этой тематики самой известной является — «Научите себя думать» — она входит в перечень 1000 величайших книг тысячелетия.

Эффективность интеллект карт объясняется тем, что их структура дублирует мыслительные процессы, проходящие в мозге человека. Мозг человека состоит из нейронов, которые соприкасаются между собой отростками – дендритами. Различные образы стимулируют различные группы нейронов и связи между ними. Можно представить интеллект карты как фотографию сложных и витиеватых взаимоотношений наших мыслей, которые дают нашему мозгу возможность упорядочить и детализировать объекты и явления. При использовании ментальных карт мы как бы пытаемся нарисовать свое мышление.

Цель создания карты мыслей – навести порядок в голове, получить целостную картину и отыскать новые ассоциации. Тони Бьюзен считает, что интеллект карты помогают лучше управлять мыслительными процессами и дают большую свободу мысли.

Интеллект карты сегодня составляют предприниматели, преподаватели, ученые, дизайнеры, инженеры, юристы и люди многих других специальностей. И это понятно, ведь создание интеллект карт помогает к решению любой проблемы подойти более осмысленно, разложив ее по полочкам. Тем более что применение интеллект карт возможно в различных сферах нашей жизни. На западе, среди успешных людей, интеллект карты уже давно получили популярность. 

Пример интеллект карты миллиардера Ричарда Бренсона

Плюсы интеллект карт:

  1. Карты ума позволяют на одном листе собрать всю необходимую информацию, относящуюся к решению проблемы, и окинуть ее одним взглядом.
  2. Карты ума не дают упустить из виду все минусы и плюсы того или иного решения.
  3. Карты ума активизируют ассоциативное мышление, которое позволяет увидеть важные факторы, упущенные при традиционном анализе.

Плюс ко всему использование в ментальных картах образов и цветов активизирует интуицию, а это так же может оказать влияние на правильность принимаемых решений.

Правила составления ментальных карт

Используйте эмфазу (визуальное выделение части текста с целью сделать его более заметным):

  • всегда используйте центральный образ;
  • для центрального образа используйте три и более цветов;
  • как можно чаще используйте графические образы;
  • чаще придавайте изображению объем, а также используйте выпуклые буквы
  • пользуйтесь синестезией (комбинированием всех видов эмоционально-чувственного восприятия);
  • варьируйте размеры букв, толщину линий и масштаб графики;
  • стремитесь к тому, чтобы расстояние между элементами интеллект карты было соответствующим.

Ассоциируйте:

  • используйте стрелки, когда необходимо показать связи между элементами ментальных карт;
  • используйте цвета;
  • используйте кодирование информации;

Стремитесь к ясности в выражении мыслей:

  • придерживайтесь принципа: по одному ключевому слову на каждую линию;
  • используйте печатные буквы;
  • размещайте ключевые слова над соответствующими линиями;
  • следите за тем, чтобы длина линии примерно равнялась длине соответствующего ключевого слова;
  • соединяйте линии с другими линиями и следите за тем, чтобы главные ветви карты соединялись с центральным образом;
  • делайте главные линии плавными и более жирными;
  • отграничивайте блоки важной информации с помощью линий;
  • следите за тем, чтобы ваши рисунки (образы) были предельно ясными;
  • держите бумагу горизонтально перед собой, предпочтительно в положении «ландшафт».
  • старайтесь все слова располагать горизонтально.

Опыт использования ИК для конспектов, постановки жизненных целей и т.п. привел меня к идее привнести ИК в процесс реализации судебных проектов.

На сегодняшний день мы пришли к убеждению, что именно данный инструмент, при его правильной адаптации, позволяет максимально эффективно управлять судебными проектами.

На мой взгляд, совершенно естественно, что в  бизнес контексте ИК стали более «строгими», некоторые из принципов, изложенных выше, здесь не соблюдаются. Откровенно говоря, система постоянно развивается и, возможно, со временем мы начнем использовать все указанные принципы. Но, вне зависимости от этого, эффективность работы сильно выросла, а дополнительно появилась возможность оперировать большими объемами информации.   



Практический кейс

Вот пример шаблона судебного процесса, который мы в МГКА «Русский Домъ Права» используем сейчас:

Рассмотрим каждый из элементов.

Наименование проекта

Здесь указывается наименование проекта, в соответствии с системой наименований, утвержденных в коллегии.

К примеру, Иванов И.И. (Басманный р.с.) (взыскание задолженности по расписке)

Здесь же указывается цель проекта. Рассматриваемый пример достаточно прост – поэтому тут цель не прописана.

1. Система требований

Раньше мы указывали данную информацию на отдельных листках, которые вкладывали в адвокатские досье. Технология ИК позволяет включить систему требований в общую структуру информации о проекте и, как следствие, не тратить время на ее поиск.

Программный продукт, который мы используем (MindMeister) позволяет в режиме реального времени синхронизировать информацию в рамках проекта между стационарными и портативными устройствами всех сотрудников, участвующих в проекте – поэтому  вопрос актуальности информации снимается автоматически.

В системе требований мы указываем наиболее часто используемую для идентификации дела информацию, а именно: суд, номер дела, истца, ответчика и третьих лиц, ФИО судьи, дату подачи искового заявления, а также предмет исковых требований.

В случае, если в рамках дела заявляется встречный иск – это указывается путем введения дополнительного элемента.

2. Фактические обстоятельства дела

Здесь указываются все значимые для дела фактические обстоятельства, выявленные юристом, ведущим проект в процессе изучения документов, переговоров с заказчиком и т.д. Обстоятельства указываются в хронологической последовательности. В случае, если тот или иной документ уже приобщен к материалам дела – здесь же указывается его местонахождение по шаблону «т.1 л.д.15-17».

Ранее мы использовали иные варианты – распечатывали материалы дела и раскладывали их по дате создания в соответствующих папках, создавали (и, иногда, по-прежнему создаем) отдельные файлы, описывающие хронологию развития событий и т.д.

Плюс данного варианта заключается в том, что он позволяет сразу увидеть (или найти) нужный документ (событие), при этом не упуская из виду всю картину по проекту в целом. Это очень удобно в судебных заседаниях – когда наличие планшета с открытой ИК проекта позволяет полностью ориентироваться в обстоятельствах дела.

Возможность использования системы гиперссылок позволяет «прикреплять» ссылки на нужные документы прямо в программе. В связи с этим, количество документов, которые нужно иметь в бумажном виде, стремительно сокращается. Я, конечно, понимаю, что возможны технические сбои и т.п. – но пока мы с таким не сталкивались. Опять же – тот факт, что программа синхронизируется – позволяет при необходимости легко перейти с планшета на ноутбук.

3. Предмет доказывания

Здесь сотрудником, ведущим проект, указываются те обстоятельства, которые необходимо доказать, а также способ доказывания указанных обстоятельств.

При внесении изменений в ИК – все участники проекта получают об этом уведомление. Поэтому сотрудник, курирующий проект, при выявлении ошибки, всегда может внести нужные коррективы. 

4. Хронология судебных заседаний

Данный элемент, на наш взгляд, очень важен. Во-первых, здесь указываются дата и время очередного судебного заседания (которые одновременно дублируются секретарем в общий календарь). Во-вторых – тут же сотрудник, который будет принимать участие в суде, указывает те действия, которые он планирует совершить непосредственно в конкретном судебном заседании. И, наконец, в-третьих – здесь публикуется отчет по итогам судебного заседания. При этом сотрудник может это сделать немедленно по завершении процесса – пока ничего не забылось. Отчет сразу становится доступен юристу, курирующему проект.

Удобство данного элемента заключается в том, что он позволяет ретроспективно просматривать историю проекта и четко понимать, когда и что произошло.

5. Вопросы

Здесь размещаются вопросы, которые возникают в процессе работы по делу. Чаще всего – это вопросы к клиенту, которые необходимо задать при очередной встрече и т.п. По мере получения ответов, вопросы удаляются, а ответы на них переносятся в соответствующие элементы ИК.

6. Мысли, идеи, дополнительная информация

Данный пункт является опциональным. В нем фиксируются мысли, идеи и т.п., возникающие в процессе работы над проектом. Эта информация может заноситься как юристом, курирующего проект, так и исполнителями, работающими над проектом.

Во время планерок данная информация обсуждается – в случае, если она признана важной, полезной и пригодной для использования в рамках проекта – она распределяется по соответствующим элементам ИК.

Отдельно хотел бы обратить внимание на формат проведения планерка по проекту. Использование проектора и большого экрана, позволяет вывести на экран изображение всей ИК. При этом все участники проекта в режиме реального времени могут обсуждать проект и вносить соответствующие изменения.

7. События, связанные с проектом (переговоры, встречи, важная информация)

Тут размещается информация обо всех ключевых встречах и телефонных переговорах с клиентом, а также информация о приеме-передаче важных документов. Даже беглый анализ данного раздела позволяет освежить в памяти всю историю встреч, переговоров и т.п.

8. Правовая квалификация (вопросы права)

В случае, если проект комплексный и сложный – тут размещаются те правовые позиции, которые используются в рамках работы по данному проекту.

9. Задачи по проекту

Данный раздел относится к делегированию и постановке задач в рамках проекта. Система Mindmeister позволяет не только ставить конкретные задачи, но и назначать исполнителей. При этом поставленные задачи автоматически появляются на рабочем столе Mindmeister сотрудника, которому поручена та или иная задача. При ее выполнении – сотрудник отмечает данный факт в программном продукте – и эта информация в режиме реального времени становится доступна всем участникам проекта.

10. Основные документы

Данный раздел также является опциональным. Здесь отображаются реквизиты основных документов, используемых в рамках проекта, а также их местоположение в материалах дела. Раздел создан исключительно для того, чтобы облегчить процесс ориентирования в важных документах в процессе судебных заседаний.

Выше я описал основные элементы алгоритма работы с комплексными судебными проектами с использованием ИК. Данный алгоритм не является единственно правильным и статичным – за последние пол-года он претерпел существенные изменения. Наверняка – он будет меняться и впредь. Если вы уже используете ИК в процессе работы над судебными проектами или начнете их использовать – я буду искренне благодарен, если вы опишите ваш опыт их использования, те сложности с которыми вы столкнулись и те решения, которые вы нашли. 

Скачать пример интеллект-карты юридического проекта

Комментарии

Задайте ваш вопрос

*
*
*